Workflow-Engineering
KI-Automatisierung, die die Tools verbindet, die Sie schon nutzen
Wir verbinden CRM, Abrechnung, Support und Reporting per API, damit Daten fließen, ohne dass jemand sie abtippt. Ein einzelner Workflow liegt meist im niedrigen vierstelligen Bereich und ist in Stunden eingerichtet. Jeder Build kommt mit Wiederholungen, Fehleralarmen und dokumentierter Übergabe.
30 Minuten, kostenlos. Sie bekommen einen Plan mit Integrationen und Zeitplan.
- Ein Workflow
- Niedrig vierstellig
- Einrichtung
- In Stunden
- Inklusive
- Retries, Alarme, Übergabe
- Partnerschaft
- Ab 3.000 USD/Monat
Teams, für die wir liefern
Das Problem
Wachstum braucht Systeme, die miteinander sprechen
Mehr Software ist nicht dasselbe wie Skalierung. Wenn Ihre Tools nicht miteinander reden, wird Ihr Team zur Brücke und verbringt Stunden mit Dateneingabe und Übergaben statt mit der Arbeit, die das Geschäft voranbringt.
Einfache Automatisierungen, die am Anfang funktioniert haben, brechen mit dem Wachstum. Fertige Vorlagen ergeben oft fragile Abläufe: Fällt ein Schritt aus, steht der ganze Prozess, und Sie suchen den Fehler von Hand, während nutzungsbasierte Gebühren weiterlaufen.
Bei AY Automate steuert ein Senior Engineer eine Flotte von KI-Agenten, um Systeme zu bauen, die komplexe Logik und große Datenmengen verarbeiten, und hält sie danach mit unserem Wartungsplan am Laufen.
Aufbau
Wie ein individueller Workflow per API funktioniert
Jeder Workflow hat dieselben vier Stufen und denselben Fehlerpfad. Der Fehlerpfad ist der Teil, den Vorlagen weglassen, und er entscheidet, ob ein gescheiterter API-Aufruf Sie eine Minute oder einen Monat falscher Daten kostet.
01
Auslöser
Ein Webhook, ein Formular, ein gewonnener Deal oder ein Zeitplan startet den Durchlauf.
02
Prüfen und entduplizieren
Fehlende Felder und doppelte Datensätze werden hier gestoppt, bevor sie ein System erreichen.
03
Logik und KI-Schritt
Regeln leiten den Datensatz weiter. Ein KI-Schritt läuft nur dort, wo eine Regel nicht entscheiden kann.
04
Per API schreiben
CRM, Abrechnung, Helpdesk und Reporting werden im selben Durchlauf aktualisiert. Scheitert ein Aufruf, wird er wiederholt, der Datensatz gehalten und Ihr Team alarmiert.
Einsatzfelder
Wo individuelle KI-Automatisierung passt
Diese Workflows bauen wir am häufigsten. Jeder beginnt mit Ihrem tatsächlichen Prozess, nicht mit einer Vorlage.
Lead-Routing und Scoring
Eingehende Leads gehen nach Ihren Kriterien an den richtigen Vertriebler, in Echtzeit im CRM statt in einem geteilten Postfach.
CRM-Synchronisierung
Kontakte und Deals bleiben in CRM, Tabellen und Support-Tools gleich, ohne dass jemand einen Datensatz zweimal eingibt.
Rechnungen und Abrechnung
Rechnungen entstehen, sobald ein Deal abgeschlossen oder ein Meilenstein erreicht ist, nicht beim Export am Monatsende.
Reporting-Pipelines
Daten aus mehreren Tools landen in einem Dashboard oder Bericht, ohne dass jemand eine Tabelle zusammenbaut.
Interne Freigaben
Spesen- oder Beschaffungsanträge laufen automatisch über die richtige Kette, mit vollständigem Prüfpfad.
Integrationen ohne Konnektor
Nischen- oder Altsoftware ohne Konnektor binden wir direkt per API und Webhook an statt über CSV-Exporte.
Preise
Was KI-Automatisierung kostet und wie lange sie dauert
Die Kosten hängen davon ab, wie viele Systeme Sie verbinden und wie viel eigene Logik der Prozess braucht. Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem kostenlosen Audit.
| Umfang | Was dazugehört | Kosten | Bis zum Start |
|---|---|---|---|
| Workflow-Audit | 30-Minuten-Gespräch: der manuelle Prozess, seine Schnittstellen und der Workflow, der ihn ersetzen soll | Kostenlos | 30 Minuten |
| Einzelner Workflow | Ein Prozess über alle beteiligten Tools, mit Wiederholungen, Entduplizierung, Fehleralarmen und Übergabe | Meist niedriger vierstelliger Betrag | In Stunden eingerichtet |
| Automatisierung über mehrere Systeme | Mehrere verbundene Workflows mit eigener Logik und mehr Sonderfällen | Teil der monatlichen Partnerschaft | 4 bis 8 Wochen |
| Wartungsplan | Monitoring, Alarme und Updates, wenn sich eine API ändert | Eigener Monatsplan | Laufend |
Die laufende Partnerschaft startet ab 3.000 USD im Monat, jederzeit kündbar, mit 90 Tagen Ersatzgarantie.
Vergleich
Individuelle Automatisierung oder fertige Automatisierungs-Apps?
| Kriterium | Fertige Apps | Individuelle Automatisierung |
|---|---|---|
| Einsatz | Eine App spricht mit einer anderen, ein Auslöser | Mehrstufige Logik über mehrere Systeme gleichzeitig |
| Preismodell | Pro Aufgabe, steigt mit dem Volumen | Fester Projektpreis statt Gebühren pro Aufgabe |
| Fehlerbehandlung | Meist nur ein einfacher Retry | Fehlerbehandlung, Monitoring und Alarme sind Teil des Builds |
| Grenzen | Bricht, sobald der Prozess verzweigt | Erweitert Plattformen wie n8n mit echtem Code |
Ergebnisse
Automatisierungen, die bei Kunden laufen
- Bußgelder vermieden durch Automatisierung von Recht und Compliance
- 10.000 €
- Bußgelder vermieden durch Automatisierung von Recht und Compliance
- der Aufgaben im Marketing-Betrieb automatisiert
- 95 %
- der Aufgaben im Marketing-Betrieb automatisiert
- Bearbeitung im automatisierten Kundenservice
- 24/7
- Bearbeitung im automatisierten Kundenservice
Erst den Workflow verstehen, dann bauen
Bringen Sie den Prozess und die Systeme mit. Wir liefern einen Plan mit Integrationen, Fehlerbehandlung und Zeitplan.
Buchen Sie Ihr kostenloses Strategiegespräch (30 Minuten)
In diesem Gespräch gehen wir Umfang, Zeitplan und Ziele Ihres Projekts durch und prüfen gemeinsam, ob wir zusammenpassen. Unverbindlich, ohne Folienpräsentation, nur eine Arbeitssitzung.
Lieber kein Telefonat? Schreiben Sie an walid@ayautomate.com
Walid Boulanouar
LinkedIn ansehenConsultation
Dieses Gespräch ist für Teams, die bereit sind loszulegen. Wenn das auf Sie zutrifft, wählen Sie einen Termin.
Häufige Fragen
Fragen zur KI-Automatisierung
Müssen wir unsere bestehende Software ersetzen?+
Nein. Die Automatisierung verbindet die Tools, die Sie schon nutzen, etwa CRM, Abrechnung, Helpdesk und Tabellen. Ersetzt wird nur, wenn das Audit zeigt, dass ein Tool die Aufgabe nicht schafft, und diese Entscheidung treffen Sie.
Was kostet individuelle Workflow-Automatisierung?+
Ein einzelner Workflow liegt meist im niedrigen vierstelligen Bereich. Als laufende Partnerschaft startet sie ab 3.000 USD im Monat, jederzeit kündbar, mit 90 Tagen Ersatzgarantie. Der Aufwand hängt von der Zahl der Systeme und der nötigen Logik ab.
Wie lange dauert ein Projekt?+
Ein einzelner Workflow ist nach dem Audit meist in Stunden eingerichtet. Automatisierung über mehrere Systeme mit eigener Logik dauert in der Regel vier bis acht Wochen, je nach Schnittstellen und Sonderfällen.
Nutzen Sie n8n, Make, Zapier oder eigenen Code?+
Wir wählen den Stack nach Zuverlässigkeit und Kontrolle. Viele Systeme nutzen n8n für die Orchestrierung plus eigenen Code, wo Vorlagen an Grenzen stoßen.
Was passiert, wenn ein Tool seine API ändert oder ausfällt?+
Der Workflow wiederholt den Aufruf, hält die Daten statt sie zu verlieren, und schickt einen Fehleralarm, damit das Problem sofort auffällt und nicht erst in den Zahlen des nächsten Monats. Mit dem Wartungsplan überwachen wir die Workflows und passen sie an, wenn sich eine API ändert.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung?+
Workflow-Automatisierung entfernt die manuellen Schritte zwischen Tools innerhalb eines Prozesses. Prozessautomatisierung ist der größere Umbau, wie ein ganzer Prozess läuft. Ein individueller Build deckt beides ab: Das Audit erfasst zuerst den Prozess, dann automatisieren wir, was automatisiert werden sollte.
Für wen lohnt sich das nicht?+
Wenn eine App mit einer anderen über einen einzigen Auslöser spricht, ist eine fertige Vorlage günstiger und reicht. Individuelle Arbeit lohnt sich, sobald der Prozess verzweigt, Wiederholungen über mehrere Schritte braucht oder mehrere Systeme berührt.
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